Når du som eventarrangør bruger Ticketbutlers navneskiltsprinter, er der flere vigtige ting, du skal være obs på for at sikre en problemfri registreringsproces og en vellykket event.
Vi har derfor lavet denne lille tjekliste til dig 👇😊
Tjekliste
- Ansvarlig for tjek-ind-flowet: Udpeg en person, der er ansvarlig for at styre tjek-ind-flowet og brugen af printeren. Denne person skal være klar til at hjælpe både tjek-ind-personalet samt gæsterne med eventuelle spørgsmål eller problemer. Sørg også for at have tilstrækkeligt personale til at betjene navneskiltsprinteren og assistere gæsterne. Typisk anbefaler vi to personer pr. printer; én til at tjekke ind, og én til at udlevere navnetskiltet.
- Oplæring af tjek-ind-personale: Sørg for, at den ansvarlige er klar til at oplære det øvrige tjek-ind-personale i brugen af navneskiltsprinteren forinden. Dette kan sagtens foregå på dagen, inden de første gæster og/eller udstillere ankommer - gerne 30 - 60 min. inden I regner med, at indtjekning påbegynder. Bed personalet skimme disse artikler inden eventet: "Sådan bruger du en Ticketbutler navneskiltsprinter" samt "Fejlsøgning på Ticketbutlers navneskiltsprinter".
- Computer til registrering og ændringer: Sørg for at medbringe en pålidelig computer og sikr dig, at den har god forbindelse til internettet.
- Strøm og forlængerledninger: Navneskiltsprinteren er batteridrevet, og kan holde strøm i minimum 8 timer. Det er dog altid en god idé at sørge for, at der er strømtilslutning tilgængelig ved registreringsområdet, hvis en printer eller en tjek-ind telefon mod forventning løber tør for strøm.
- Skiltning: Sørg for at have tydelig skiltning, der guider gæsterne hen til tjek-ind-området. Brug pile, skilte eller andre former for signalering for at lette flowet. Dette vil minimere forvirring og give en bedre gæsteoplevelse.
- Skraldespande: Placér små skraldespande tæt på printerne, så du nemt kan bortskaffe brugt printerpapir og eventuelle andre affaldsprodukter. Dette hjælper med at holde området rent og ryddeligt.
- Sidst, men ikke mindst, navneskiltsprinteren: Det siger lidt sig selv, men husk navneskiltsprinteren/ne og alle nødvendige kabler og tilbehør. Test i god tid inden eventen for at sikre, at alt fungerer korrekt - allersenest dagen før, og test også meget gerne som det første om morgenen, når I møder ind på venuet.
For tjek-ind-personalet er der også nogle vigtige ting at huske på:
- Vand, kaffe, sodavand, etc.: Sørg for at have drikke til rådighed for tjek-ind-personalet. Det er vigtigt at holde dem hydreret og opmærksomme under eventet.
- Snacks: Medbring eventuelt nogle snacks eller let tilgængelig mad til tjek-ind-personalet. Dette giver dem mulighed for at få en hurtig bid mad, når der er en pause i registreringen.
- Information om nærmeste toilet og garderobe: Giv tjek-ind-personalet klare instrukser om placeringen af nærmeste toilet og garderobe. Dette hjælper dem med at guide gæsterne og besvare spørgsmål om faciliteterne.
- Instrukser om at være smilende og glade: Påmind tjek-ind-personalet om vigtigheden af at være smilende, venlige og imødekommende over for gæsterne. Et godt første indtryk er afgørende for at skabe en positiv atmosfære.
- Kontaktoplysninger: Giv tjek-ind-personalet klare kontaktoplysninger til den tjek-ind-ansvarlige samt Ticketbutler (hello@ticketbutler.io // +45 89 80 12 80), hvis de oplever problemer eller har brug for hjælp. Dette sikrer hurtig kommunikation og løsning af eventuelle udfordringer.
Tjek, tjek, tjek!
Ved at følge ovenstående tjeklister er du som eventarrangør bedre stillet ift. at sikre en effektiv og problemfri indtjeknings-proces.
Har du brug for ekstra inspiration, så tjek gerne denne artikel "Det gode check-in flow i case; OffDig"
God fornøjelse med dit event!