Har du endnu ikke oprettet en Ticketbutler-bruger, eller mangler du fortsat at oprette eventet og designe den label, der skal printes på din gæst? Så se gerne én af disse videoer først:
- Opsætning og design af navneskilte (hvis du i forvejen bruger Ticketbutler)
- Opsætning og design af navneskilte (hvis du bruger et eksternt registreringssystem)
Har du allerede en gratis Ticketbutler-bruger og et print-event, som du er klar til at printe navne-labels ud fra? Så kan du roligt læse videre! Denne hjælpeartikel handler nemlig om, hvordan du bruger selve maskinen 🖨
Test, test, test!
Vi anbefaler altid at teste navneskiltsprinteren inden eventet - gerne senest dagen inden, og gerne på venue'et eller i det lokale, hvor dit arrangement foregår.
For at teste henter du først check-ind-app'en ned på din check-ind-telefon og forbinder telefonen med dit event samt med printeren. Det gør du ved at følge disse steps:
- Hent Ticketbutler-app'en ned på din telefon (via Google Play eller Apple App Store)
- Log ind i Ticketbutler på din PC/bærbar og klik på det pågældende event.
- Klik på "Navneskilte".
- Indtast app-pinkoden under fanen "Overblik".
- Du har nu adgang til eventet i app'en og kan bl.a. se, hvor mange der er tjekket ind og stadig mangler at blive tjekket ind.
Find nu navneskiltsprinteren frem og følg disse steps for at forbinde telefonen til printeren og påbegynde check-ind:
- Tænd printeren ved at holde tændknappen øverst inde indtil den lyser.
- Tænd dernæst den 3D-printede "bund-computer" ved at trykke en enkelt gang på den store knap til højre for den lille skærm.
- Når skærmen nederst siger "Connect phone", så er den klar til at forbinde printeren med check-ind-telefonen.
- Scan QR-koden på bagsiden af printeren ved at gå ind i app'en på telefonen og klik på scan-ikonet øverst til højre.
- Siger den "Printer added", er telefonen nu forbundet med printeren (der er forbundet med dit event).
- Åben klappen og indsæt labelrullen, hvis ikke du allerede har gjort dette.
- Før enden af labelrullen igennem printeren - det er okay, hvis der stikker lidt ekstra ud.
- Check ind via app'en ved enten at søge på personens navn under "Check in Guest by list" eller ved at scanne billet-QR-koden under "Check in Guest via camera".
Ting, som du kan teste:
Test gerne scenarier af inden eventet:
- Ændringer af eks. navn, titel, virksomhedsnavn, etc. i døren
- Nye tilmeldinger i døren via "registrering i døren"-linket
- Print af navne/virksomhedsnavne med "underlige" karakterer
- Print af lange navne
- Skift af printere undervejs
- Tjek ind af flere personer lige i rap
- Tjek samme person ind, ud og ind igen
- Indtjekning via scan af QR-kode, hvis du har tjek-ind-koder på dit event
- Indtjekning via gæstelisten i app'en.
Hvor lang tid holder navneskiltsprinteren strøm?
En Ticketbutler navneskiltsprinter kan holde strøm i ca. 8 timer, men vil printe hurtigere med begge opladere i. Vi anbefaler desuden at lade printeren op før hvert event, for at være på den sikre side 🦾
Flere telefoner på hver printer, men kun én printer per telefon!
Der kan i princippet være et uendeligt antal telefoner forbundet hver printer, men hver telefon kan kun være forbundet til én printer ad gangen.
Hvis du vil skifte printer, skal du derfor forbinde telefonen til den pågældende printer på ny ved at klikke på scan-ikonet øverst til højre og scanne QR-koden på den nye printer.
Hvis I er flere, som tjekker en gæst ind samtidigt på samme printer, så vil Ticketbutlers app blot sætte labels'ene i kø, så de kommer ud i den rækkefølge, som de er blevet tjekket ind i.
Antal printere per event
Der er ikke noget max antal printere per event - den eneste begrænsning er naturligvis, om vi har nok på lager her hos Ticketbutler..!
Som tommelfingerregel anbefaler vi 1 printer pr. 150 gæster, der skal tjekkes ind på under en time, dog minimum 2 printere ✌️
Registrering i døren
Ankommer der nogen til dit event, som ikke har registreret sig på forhånd, eller som måske har ændringer til navn/titel/etc., så kan du bruge linket til registrering i døren.
Ændringer kan også laves under "Gæstesupport" ved at klikke på blyant-ikonet ud for navnet, men oftest går det hurtigere at lave en helt ny registrering.
Find linket til registrering i døren ved at følge disse steps:
- Log ind i dit Ticketbutler dashboard og vælg dit event.
- Klik på fanen "Navneskilte" ud til venstre.
- Klik på "Registrering i døren".
- Kopiér linket og åbn det på eks. en iPad eller en bærbar.
- Nu vil din gæst kunne indtaste sine oplysninger.
- Når gæsten har klikket gem, vil gæstelisten i check-in-app'en automatisk være opdateret.
- Du kan nu printe en label til vedkommende ved at checke vedkommende ind via "Check in Guest by list".
Sådan genprinter du en label
Er en label blevet beskidt, sat forkert på, eller noget helt tredje, kan du blot krølle den sammen og smide den ud! Herefter genprinter du blot en ny label ved at:
- Åbne Ticketbutler-app'en
- Klikke på "Check-in Guest by list"
- Søge på gæstens navn
- Klikke på "Check ud" og herefter "Check ind" igen.
Y voilá 🙌 Printeren spytter en splinterny label ud til dig.
Sådan slukker du for printeren
Nemt, og så alligevel ikke..! For du skal faktisk trykke 2 gange hurtigt efter hinanden på den nederste knap for at slukke bundcomputeren. For at slukke selve printeren, skal du holde tænd/sluk-knappen inde, indtil den holder op med at lyse.
Tips og tricks til at sikre et godt check-in-flow
Vi oplever meget sjældent kødannelse ved brug af vores navneskilts-printløsning! Check-ind flowet kan dog altid optimeres ved eks.:
- at have testet godt og grundigt på forhånd, gerne med tjek-ind-personalet.
- at have keyhanger og navneskilte-sættene samlet på forhånd.
- at have opladere i alle printere samt nok strømstik til dem alle (2 opladere pr printer).
- at have flere check-ind-personale tilknyttet hver printer (vi anbefaler 2 - 3 stykker).
- at have ét eller flere check-ind-personaler til at gå rundt og guide folk frem i køen, så der ikke opstår "trafikpropper".
- at have styr på det fysiske UX med eks. pile, der guider i den rigtige retning.
- at have skiltning før/tæt på indgangen, der beder gæsterne om at finde deres check-ind QR-koder frem, inden de når frem til tjek-ind-personalet.
- at sørge for underholdning af en art, så hvis der mod forventning skulle opstå kø, vil ventetiden ikke føles så lang.
Sidste punkt minder mig om en historie fra det virkelige liv, hvor et hotel havde installeret en ny højhastigheds-elevator til flere mio. kr., fordi gæsterne brokkede sig over ventetiden. Ventetiden blev ganske vist forkortet med den halvdyre løsning, men klagerne strømmede stadig ind... Indtil nogen fik den geniale idé at installere ET SPEJL. Så var gæsterne lige pludselig så optagede af deres eget spejlbillede, at de ikke ænsede ventetiden, før elevatordørene gik op og de veltilfredse blev transporteret op til deres hotelværelse! Moralen? Tænk ud af boksen, og tænk ikke nødvendigvis på ventetiden i køen, men den oplevede ventetid 💡
Sørg for glade tjek-ind-medarbejdere
Det siger lidt sig selv, men har du tjek-ind-personale til dit event, så sørg for, at de har fået lov til at teste og er blevet grundigt briefet, så de er trygge, hygger sig sammen og har alt, hvad de skal bruge!
Bed dem gerne om at komme i god tid, tage opladere med til deres telefoner (hvis ikke I har lejet Ticketbutlers check-ind-telefoner, hvor der medfølger opladere) og sørg gerne for, at de har adgang til kaffe/the/vand.
Det er alfa og omega, at gæsterne bliver mødt med varme og smil i indgangen, da det vil smitte af på den generelle gæsteoplevelse!
Har du nogle spørgsmål til, hvordan du printer på navneskiltsprinteren, kontakt da Ticketbutler på hello@ticketbutler.io eller tlf. 89 80 12 80.